IT-Kosten verteilen sich heute auf viele kleine Positionen: Cloud-Abonnements, Softwarelizenzen, Internetanschlüsse, Domains, Hosting, Endgeräte, Sicherheitsprodukte, Supportverträge und einzelne Online-Dienste. Jede Position wirkt für sich überschaubar. In Summe fehlt jedoch häufig der Überblick.
Transparenz bedeutet nicht, jede technische Ausgabe möglichst stark zu kürzen. Sie schafft zunächst eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen. Ein günstiger Dienst kann teuer werden, wenn niemand ihn betreut. Eine ungenutzte Lizenz ist Verschwendung. Ein teurerer Vertrag kann sinnvoll sein, wenn er Support, Datensicherung oder ein wichtiges Sicherheitsmerkmal enthält.
Eine brauchbare IT-Kostenübersicht benötigt pro Position mindestens:
- Dienst, Produkt oder Vertrag,
- geschäftlicher Zweck,
- verantwortliche Person,
- Anbieter und Vertragskonto,
- Anzahl der Nutzer, Geräte oder Ressourcen,
- monatliche oder jährliche Kosten,
- Laufzeit und Kündigungsfrist,
- enthaltene Leistungen und Abhängigkeiten,
- Kritikalität für den Betrieb,
- Datum der letzten Prüfung.
Anschließend lassen sich vier typische Fragen beantworten. Wird der Dienst noch genutzt? Passt die gebuchte Größe zum tatsächlichen Bedarf? Gibt es doppelte Werkzeuge für denselben Zweck? Und wäre eine Änderung technisch und organisatorisch vertretbar?
Bei Microsoft 365 entstehen Kosten meist pro Benutzer und Lizenzpaket. Nicht jede Person benötigt automatisch dieselben Funktionen. Gleichzeitig darf eine Optimierung nicht dazu führen, dass notwendige Sicherheits- oder Verwaltungsfunktionen fehlen. Bei Cloud-Infrastruktur hängen Kosten zusätzlich von Nutzung, Speicher, Datenverkehr und bereitgestellten Ressourcen ab.
Bei Open-Source-Lösungen verschiebt sich die Kostenstruktur. Lizenzgebühren können geringer sein oder entfallen, dafür entstehen Aufwände für Hosting, Updates, Überwachung, Backup, Support und Weiterentwicklung. Ein fairer Vergleich betrachtet deshalb die Gesamtkosten über mehrere Jahre und nicht nur den Einkaufspreis.
Die FinOps Foundation beschreibt Kostensteuerung als gemeinsame Verantwortung von Technik, Finanzen und Fachbereichen. Auch ein kleiner Betrieb kann dieses Prinzip einfach anwenden: Die IT liefert Nutzungsdaten und technische Folgen, die Verwaltung kennt Verträge und Rechnungen, und der Fachbereich bewertet den geschäftlichen Nutzen.
Ein sinnvoller Rhythmus ist eine kurze monatliche Kontrolle auffälliger Veränderungen und eine gründlichere vierteljährliche Prüfung. Dabei sollten neue Abonnements, Kostenanstiege, ungenutzte Konten, auslaufende Verträge und nicht mehr benötigte Ressourcen auffallen.
Zum Einstieg genügt eine Tabelle. Wichtig ist, dass jede Kostenposition einen Verantwortlichen und einen Zweck besitzt. Fehlt beides, ist das ein Prüfhinweis. Erst wenn die Übersicht belastbar ist, sollte über Kündigungen, Lizenzwechsel oder technische Migrationen entschieden werden.
CATO IT Solutions unterstützt Unternehmen bei der Bestandsaufnahme von Lizenzen, Cloud-Diensten und Betriebsaufwänden sowie beim Vergleich von Microsoft-, Open-Source- und Hybridmodellen.
Quellen: FinOps Framework und FinOps Principles; offizielle Produkt- und Vertragsunterlagen der jeweils eingesetzten Anbieter.